Un logiciel de caisse ou logiciel de vente est un outil permettant de mieux gérer les commerces de détail. Il demeure également indispensable dans la restauration, les magasins de prêt-à-porter ou les cafés… Désormais, cet outil est devenu une nécessité pour les commerçants. Il facilite la comptabilité liée aux encaissements au comptoir et assure une bonne visibilité de ceux-ci. Il peut directement s’utiliser via un PC ou un terminal de vente, et il est possible de le connecter à une caisse enregistreuse. Cependant, pour en disposer, il n’est pas toujours évident de faire son choix face à la diversité de fournisseurs.
Pourquoi s’équiper d’un logiciel de caisse ?
Un logiciel de caisse est devenu un incontournable outil de gestion pour les commerçants. Toutefois, certains d’entre eux préfèrent encore utiliser une simple caisse enregistreuse pour gérer ses encaissements. Pourtant, cette option présente plus de risque de faire d’erreur et d’augmenter considérablement les tâches comptables. Les logiciels de caisse, quant à eux, permettent de regrouper les encaissements aux fichiers clients tout en réduisant le risque d’erreur. Il va également produire automatiquement les documents indispensables au travail de comptable et ainsi simplifier la tenue de la comptabilité.
Pour gérer ses encaissements
Un logiciel de caisse gère tous les aspects concernant un encaissement :
- Impression d’un ticket de caisse ;
- Présentation du rendu monnaie ;
- Prise en compte des moyens de paiement utilisé ;
Pour réaliser plusieurs tâches en même temps
Au-delà des options liées à l’encaissement, un logiciel de caisse permet de regrouper chaque ticket de caisse à un compte client. Il assure la réalisation des tâches suivantes :
- La gestion des clients, des commandes et des stocks ;
- L’identification du chiffre d’affaires par client ;
- La lecture des codes-barres ;
- Le calcul du montant total ;
- L’ouverture et la fermeture du tiroir-caisse ;
Comment fonctionne un logiciel de caisse ?
Quel que soit le type de logiciel utilisé, le fonctionnement et le résultat attendu restent à peu près les mêmes. Cependant, il faut noter que son installation ne doit pas être prise à la légère. Certaines caisses enregistreuses offrent des fonctionnalités plus simples, il vous suffira seulement de suivre les instructions. En effet, plus la manipulation du logiciel est simple, moins vous aurez besoin de suivre une formation. La plupart des commerçants utilisent leur caisse à minima à cause du fait qu’ils ne disposent pas de connaissances suffisantes pour bien manipuler et comprendre toutes les options à leur disposition.
Quels sont les critères pour trouver le meilleur logiciel de caisse 2020?
Le logiciel de caisse évolue et s’adapte aux besoins de productivité et de performance. Avant de choisir cet outil, il faut prendre en compte les critères ci-après :
S’adapter avec l’activité de votre entreprise
Il convient de noter qu’un logiciel de caisse pour la restauration ne convient pas forcément à celui d’un petit commerce ou à un salon de coiffure. En effet, chaque établissement a ses spécificités et donc un logiciel de caisse spécifique. Par exemple, un restaurant pour prendre ses commandes à distance, gérer ses menus ou encore imprimer ses notes à partir d’un terminal point de vente. Ce ne sont pas les mêmes besoins que ceux d’une épicerie qui doit effectuer la lecture des codes-barres ou la gestion de ses stocks. Pour le suivi en permanence de vos activités mêmes en votre absence, il vous faut un outil qui puisse se connecter avec votre smartphone.
Facile à utiliser et ergonomique
Il est important de choisir un logiciel de caisse proposant une grande facilité d’utilisation. Pour éviter de perdre votre temps à chercher où se trouvent les fonctionnalités, un logiciel de caisse doit avoir une interface intuitive et claire. Les logiciels de caisse disposant de fonctions simples seront un grand atout permettant de réduire le temps d’attente des clients. L’ergonomie du logiciel est également à prendre en compte pour accéder rapidement aux informations quotidiennes. De cette manière, les rapports de suivi de caisse seront produits de façon automatique.
Offrir plusieurs fonctionnalités
Il se peut que vous n’ayez besoin que d’un logiciel basique pour effectuer des calculs et générer des résultats. En général, ce type d’outil est associé à un lecteur de codes-barres, un tiroir-caisse et une imprimante de tickets. Il effectue ces tâches efficacement, néanmoins, au fur et à mesure que votre établissement se développe, sa capacité peut diminuer notamment lorsqu’il s’agit de revérifier les tickets en fin de journée. Il est donc crucial d’opter pour un logiciel de caisse avec des fonctionnalités évolutives.
Respecter la législation
Il faut savoir que l’utilisation d’une caisse enregistreuse est devenue obligatoire depuis le 1er janvier 2018. Cette mesure a été établie afin d’éviter les fraudes pour les professionnels assujettis à la TVA. Le logiciel doit être à jour et certifié par l’administration fiscale. Cette attestation prouve que la caisse suit les normes d’incorruptibilité des informations et garantit la sécurité et le stockage de celles-ci.
Edité par un concepteur sérieux
Avant de choisir votre logiciel de gestion, il est important de vérifier la notoriété de son éditeur. Pour cela, prenez des renseignements avant de l’intégrer dans votre établissement. Pour vous assurer de sa fiabilité, il faut prendre en compte son ancienneté ainsi que le nombre d’entreprises qui ont fait appel à ses services. Pour cela, il suffit d’accéder au site officiel de l’éditeur. Vous pouvez aussi lire les avis des utilisateurs sur des plateformes spécialisées.
Intéressant en matière de prix
Il faut également se renseigner sur le montant global du logiciel sur plusieurs années (frais d’abonnement, mise à jour, maintenance et de la hotline). Le prix du produit doit correspondre à sa qualité. Les logiciels de caisse peuvent être proposés à des tarifs variés, de moins coûteux aux plus chers. Faire un essai ou demander des avis est le moyen le plus simple pour justifier le montant du produit.
