Toutes entreprises ne peuvent plus se passer des photocopieurs. Ces derniers sont d’ailleurs d’une grande utilité que s’en procurer devient une nécessité. D’autant plus qu’avec les progrès technologiques, les photocopieurs ne cessent de s’évoluer et de nouvelles fonctionnalités s’ajoutent pour faciliter au mieux les tâches. Faire quelques mises au point est essentiel pour vous aider à trouver facilement le bon appareil. Découvrez les conseils pratiques y concernant en parcourant cet article.
Quels sont les différents types de photocopieurs ?
Les photocopieurs se déclinent sous plusieurs modèles. Les prix se diffèrent principalement de leurs caractéristiques techniques. Les principaux photocopieurs professionnels proposés sur le marché sont:
- Monochromes produisent des documents tout en noir et blanc ;
- Analogiques se trouvent parmi les plus classiques des modèles et moins chers ;
- Numériques, liés au réseau informatique de la société et permettent de réaliser plusieurs tâches ;
- Multifonctions : impression, copie, scan et faxe tous types de documents en couleur ou noir et blanc ;
Ces appareils peuvent traiter les formats de documents A4. Mais il existe également des modèles qui sont compatibles avec les formats A3. En revanche, pour des formats plus grands, comme A1 et A 10, il est préférable d’utiliser un duplicopieur.
Choisir son photocopieur : déterminer ses besoins
Afin de trouver le bon photocopieur, il vous faut commencer par l’évaluation de vos besoins. Votre choix peut dépendre du service, de l’emplacement dans votre bureau et des éventuels utilisateurs. Vous devez également considérer les points ci-après :
- Le volume d’impression en couleur à atteindre par mois. Si cette tâche est occasionnelle, se tourner vers un noir et blanc est plus avantageux. Les impressions en couleur sont beaucoup plus chères.
- Le volume d’impression noir et blanc ;
- Le volume d’impression au format A3 et A4 ;
- Les besoins de vos équipes : la fréquence de partage de documents numériques par mail et sur le réseau, production de documents confidentiels, impression de photos couleurs ou de planches graphiques couleur, envoi et réception de fax…
Bref, une fois ces informations sont rassemblées, vous pouvez estimer la quantité d’impression que votre appareil doit être en mesure de produire. Une impression en couleur revient en moyenne 10 fois plus chère que celle en noir et blanc.
Choisir son photocopieur : évaluer son budget
Les tarifs des photocopieurs dépendent de quelques critères. Ceux-ci incluent également les consommables. Les cartouches se sèchent facilement lorsqu’ils sont moins utilisés. Tandis que le toner, bien qu’il soit plus coûteux, celui-ci ne sèche pas. Lorsqu’un certain nombre de copie est atteint, il faut remplacer le tambour. Il y a également les agrafes qui consistent à attacher les feuillets automatiquement à la fin de tirage.
La chose la plus important à tenir compte est la consommation énergétique de l’appareil et sa maintenance. Des distributeurs incluent dans leur contrat des services de réparation et dépannage avec une visite préventive. Ce détail n’est donc pas à négliger avant l’achat. Enfin, si vous souhaitez réaliser des économies sur vos impressions, usez d’un bon logiciel de gestion d’impression. Vous pouvez en même temps établir au sein de votre société une politique comme la dématérialisation des données, privilégier les copies en noir et blanc et recto-verso, veillez à moins imprimer les emails, etc.
